Образовательное учреждение оперирует массой личных данных: как своих учеников и их родителей, так и сотрудников. Как правильно использовать и защищать эту информацию?

Что такое персональные данные (ПД)

Это любая информация, относящаяся прямо или косвенно к физическому лицу. Персональные данные подразделяют на три категории:

1. общие: фамилия, имя, отчество, дата рождения, место жительства, номер телефона, фотография, электронная почта;
2. специальные: расовая и национальная принадлежность, религиозные и философские убеждения, состояние здоровья;
3. биометрические: отпечатки папиллярных узлов пальцев, рисунок радужной оболочки глаз, термограмма лица, ДНК, слепок голоса.

Что можно сделать с персональными данными

Есть большой перечень того, что можно сделать с персональными данными: собрать, записать, систематизировать, накопить, хранить, уточнить,  обновить, изменить, извлекать, использовать, распространять (для неопределённого круга лиц, например, в интернете) и предоставлять (то есть определённому кругу лиц, например, по запросу военкомата), удалить.

Персональные данные должны обрабатываться на справедливых и законных основаниях.

Например, при приёме на работу кадровик собирает множество сведений о человеке, в том числе запрашивает и справку о несудимости, но эти сведения не нужны для бухгалтерии. Значит, бухгалтерия не должна получить к ним доступ. Недопустимо использовать собранные данные для продвижения своих услуг: например, рассказывать в рекламе о том, что в вашей школе учатся дети депутатов, чиновников и руководителей крупных компаний. Собираемая информация не должна быть избыточной: нельзя просить указывать в анкетах, в какой партии состоят родители, где находятся дачи учителей и т.п., — всё только по делу.

Какие законы регулируют обработку персональных данных

При обработке персональных данных образовательное учреждение выступает оператором. Объём, способы обработки и действия с ПД должны соответствовать требованиям законодательства. Данная правовая сфера регулируются Федеральным законом от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных», Постановлением Правительства РФ от 15.09.2008 № 687 — об особенностях обработки ПД без использования компьютера, Постановлением Правительства РФ от 01.11.2012 №1119 — требования к защите ПД при их обработке в информационных системах.

Школа хранит достаточно большой объём персональных данных. К коллективу относятся не только ученики и работающие в данный момент педагоги и вспомогательные сотрудники, но и соискатели на вакантные должности, уволенные ранее, бывшие учителя, близкие родственники работников, представители учащихся, работники организаций, обеспечивающих учебный процесс, пользователи сайта, обратившиеся с жалобами и обращениями и другие. Рассмотрим подробнее работу с личными данными учителей и учеников.

Данные сотрудников школы

В силу того, что эта область является довольно сложной, а за нарушения норм использования персональных данных (ч. 2-9 ст. 13.11 КоАП РФ) значительно возросли штрафы, Роскомнадзор рекомендует назначить в школе сотрудника, ответственного за работу с ПД. Этому работнику следует разработать политику в отношении обработки ПД, локальные акты по вопросам обработки. Затем нужно довести до сведения остальных работников школы, как следует собирать и использовать персональные данные, а Роскомнадзор — о своём намерении осуществлять обработку персональных данных.

Роскомнадзор рекомендует назначить в школе сотрудника, ответственного за работу с ПД

Основанием для обработки сведений о педагогах и других работниках учебного заведения служит глава 14 Трудового кодекса: в ней приводятся требования по обработке, защите, хранению, использованию, передаче персональных данных. В хранении таких сведений важна точность: если кто-то из учителей уходит в декретный отпуск, то эти данные следует незамедлительно внести в базу. Личные дела уволенных работников уничтожаются на шестой год с даты увольнения, об этом составляются акты об уничтожении – для отчёта о выполненной работе.

Данные учеников и их родителей

Родители, или законные представители ребёнка, указывают в заявлении на поступление в школу персональные данные, как свои, так и чада. Все эти данные подкрепляются документами:

1. копией паспорта родителя, ребёнка или поступающего;
2. копией свидетельства о рождении;
3. копией документа о регистрации ребёнка или поступающего по месту жительства;
4. справка с места работы родителя (при наличии права на внеочередной или первоочередной приём на обучение);
5. копия заключения психико-медико-педагогического комиссии (при наличии) – заносится в специальную категорию обработки данных.

Согласно Приказу Минпросвещения от 02.09.2020 №458, к обязательному перечню запрашиваемых данных добавился ещё и адрес электронной почты, родной язык и согласие родителя ребёнка на обработку персональных данных. Согласие на обработку фиксируется подписью родителя. Порядок формирования и ведения информационной системы устанавливается Правительством Российской Федерациии, а не самой школой. В соответствии с требованием Постановления Правительства РФ №755: срок хранения сведений в ФИС составляет 10 лет, затем они удаляются.

10 ЛЕТ

Могут храниться данные об учениках и родителях в ФИС

Управление Роскомнадзора по Пермскому краю консультирует по телефонам: 258-15-37 – по заполнению уведомлений и информационных писем, и 258-15-35 (36) – по вопросам обработки персональных данных.